İş toplantısı, iletişimin amacı, kolektif tartışma, sorunların ve kuruluşun (organizasyonun) konularının kavranması ve uygun bir kararın benimsenmesi şeklindeki iş iletişimi biçimlerinden biridir.
İş toplantılarının türleri, ele alınması gereken ana hedef veya görevler için tahsis edilir: planlama, motivasyon, faaliyetlerin içsel rutini, çalışanların faaliyetlerinin izlenmesi ve diğerleri.
Bir iş toplantısının düzenlenmesi ve hazırlanması, bu tür bir iş iletişimine kolayca hakim olabileceğiniz belirli bir teknolojiye sahiptir.
Adım 1. Toplantı ve gündemin amacının belirlenmesi.
İş toplantısı sadece toplantı değilçalışanlar. Amacı bir hedef sonucuna, yani somut bir kararın benimsenmesine benzemelidir. Bu nedenle, bu sonuç önceden formüle edilmelidir. Kararın formülasyonu ne kadar spesifik olursa, toplantı ne kadar etkili bir şekilde yapılır ve sonuç elde edilir. Hedefi belirleme sürecinde organizatör şu soruyu cevaplamalıdır: Bu konu mevcut çalışma düzeninde belirli bir çalışan tarafından çözülebilir mi? Toplantıyı başka bir çözüm yolu ile değiştirmek mümkün mü?
Gündem önceden hazırlanmaktadır. Toplantının katılımcıları, çözümü ele alabilmek için, gerekli materyalleri içeren yaklaşan tartışma ile tanışmalıdır. Dahası, gündemdeki her maddenin kendi hedef sonucuna sahip olması gerekir. Gündem maddelerine ek olarak, toplantı katılımcılarına her bir konunun tartışılması için ayrılan zaman hakkında bilgi verilir.
Adım 2. Katılımcıların zaman ve sayılarının belirlenmesi.
Geleneksel olarak, iş toplantıları (hariçacil durum) öğleden sonra haftanın belirli bir gününde yapılır. Katılımcı sayısını minimum sayıda çalışanı yönetecek şekilde tanımlayın. En iyi seçenek 6-7 kişidir. Sorunların ve sorunların yapıcı çözümü, yalnızca ilgili kişilerin varlığına bağlıdır. Toplantıyı bu konuda en yetkin çalışanlara emanet etmek daha iyidir.
Adım 3. Mekanın organizasyonu.
Organizatörler beklemeliMuhtemelen toplantı katılımcılarının uyumluluğu. Bu, sandalyeleri düzenlemenize ve iletişimin etkinliğini arttırmak için insanları yerleştirmenize izin verecektir. Konuşmacının yüzünü, gözünü, hareketlerini açıkça görebiliyorsanız, bilgi daha iyi ve daha hızlı algılanır.
Adım 4. Toplantının yürütülmesi: süre ve zamanlama.
İş toplantısında bazı bileşenler var.Bu karar vermenin etkinliğini doğrudan etkiler. Süre 40-45 dakika geçmemelidir. Psikolojik olarak, kolektif zihin bu zamanın üzerinde verimli bir şekilde çalışamaz. Tartışmaya devam etmek gerekirse, en az 30 dakika ara vermeniz önerilir, bu da sağlık durumunu ve farkındalığı arttırır.
İş toplantısında kurallar olmalıperformansları. Yönetmeliklere uyumu izlemek, başkanın sorumluluğundadır. Bununla birlikte, toplantıdaki tüm katılımcıların düzenlemelerine saygı, personelin yeterliliğini göstermektedir.
Adım 5. Toplantının tutanakları.
Resmi bir belge sabitleme çizimitoplantının ana aşamaları, isimler ve konuşmacılar, teklifler ve kararlar, iş toplantısının önemli bir bileşeni. Protokol temelinde, yönetici alınan kararların uygulanmasını talep etme hakkına sahiptir.
Adım 6. Toplantının hazırlanması ve yürütülmesi analizi.
Mümkünse bir iş toplantısı başarılı sayılır.Sorulara olumlu cevap verin: Toplantıdaki katılımcıların çemberi ne kadar doğru? Katılımcıların konumu iletişimin etkinliğine katkıda bulundu mu? Tartışmadaki katılımcılar ne kadar ilgiliydi? Ne kendiliğinden karar stratejileri olarak görev yaptı? Kişisel ve kolektif hedefler arasında hangi çelişkiler ortaya çıkmıştır? Çatışmaların sebebi neydi (meydana geldiyse)? Toplantı zamanı verimli miydi?
</ p>
